SIDA
Sida går over fra Trello til Mattermost for å oppnå økt fokus og driftssikkerhet
«Vi streber etter å være én sammensveiset Sida, og Mattermost er det som holder oss sammen. Hvis du vil finne ut hva som skjer, vil du sannsynligvis ende opp i Mattermost.» — Niclas Cronsioe, IT-sjef, Sida
- Inngikk samarbeid med Redpill Linpro for å ta i bruk en administrert Mattermost-instans
- Gikk over fra Trello til Mattermost Boards for kommunikasjon og prosjektledelse
- Konsolidert kommunikasjon for å øke samordningen i organisasjonen
Det svenske byrået for internasjonalt utviklingssamarbeid (Sida) er et statlig byrå som arbeider for å bekjempe fattigdom, forbedre levekårene og støtte humanitære formål over hele verden. Etaten som ble grunnlagt i 1995 og samarbeider med organisasjoner som FN og Røde Kors har mer enn 750 ansatte fordelt på hovedkontoret i Sundbyberg i Sverige og svenske ambassader over hele verden.
Behov for å gå over til sikre samarbeidsverktøy
I 2023 ønsket Sida å øke teamets produktivitet ved å innføre nye samarbeidsverktøy. Organisasjonen begynte å vurdere sin IT-infrastruktur og ble noe overrasket over å oppdage hvor mange ansatte som brukte Trello til prosjektledelse.
«Dette var omtrent på den tiden da Trello hadde et sikkerhetsbrudd», sier Niclas Cronsioe, IT-sjef hos Sida. «Vi hadde fått en ny direktør, og han fikk vite om dette og sa: ‘Lukk det ned, lukk det ned’, og at vi måtte skaffe et annet verktøy å bruke til Kanban-tavler.»
Da Sida-teamet begynte å utforske mulige alternativer — blant annet Zoom og Nextcloud — kontaktet de Redpill Linpro, en leverandør av IT-løsninger i Norden, for å finne ut hvordan de kunne hjelpe teamet med å løse dette problemet.
Redpill Linpro, som har brukt Mattermost internt i flere år – og har hjulpet mange av sine kunder med å sette opp sikre samarbeidsplattformer – foreslo at Sida skulle utforske løsningen selv.
«Vi så på Mattermost og andre plattformer gjennom Redpill Linpro», sier Cronsioe og legger til at Mattermost ble nevnt i dSam-rapporten – et samarbeid mellom flere svenske myndighetsorganer som hadde som mål å finne og evaluere sikre og regelverkskompatible samarbeidsløsninger.
Etter å ha vært i kontakt med Redpill og testet Mattermost gjennom en proof-of-concept-periode, likte Cronsioe og teamet hans det de så, og bestemte seg for at dette var den ideelle løsningen for deres behov.
«Mattermost passet bedre til måten vi brukte digitale verktøy på», forklarer Cronsioe. «Jeg tenkte at det ville være en passende plattform for oss.»
Redpill Linpro implementerte løsningen i sitt eget datasenter i Norge, som oppfyller kravene i både ISO 27001 og GDPR. Redpill Linpro samarbeidet tett med Sida for å implementere og sette opp en skreddersydd Mattermost-løsning som oppfylte organisasjonens spesifikke behov.
I samarbeid med Sidas ansatte sørget de for at plattformen ble konfigurert slik at den på best mulig måte støtter organisasjonens arbeidsflyt. Redpill Linpro ga også opplæring til Sidas ansatte i hvordan de effektivt kan bruke Mattermost i sin daglige drift.
Samarbeidet fortsetter gjennom løpende løsningsadministrasjon, felles planlegging av fremtidige forbedringer og kontinuerlig utforsking av hvordan Mattermost ytterligere kan støtte Sidas skiftende organisatoriske behov.
I samarbeid med Redpill Linpro klarte Sida å implementere og rulle ut Mattermost i løpet av tre måneder.
«Det gikk virkelig fort», sier Cronsioe.
Sidas innføring av Mattermost startet i stor grad som en erstatning for Trello, der Sida flyttet kommunikasjonen til Mattermost og prosjektledelsen til Mattermost Boards. Takket være Mattermosts kjente og intuitive design – og Redpill Linpros tette støtte – kunne Sidas ansatte begynne å bruke plattformen produktivt med en gang.
«Redpill hjalp oss med å etablere plattformen og ga oss mye hjelp med å sette opp de første malene for Boards, ved å lede og veilede oss», fortsetter Cronsioe. «Vi hadde noen ansatte hos Sida som var virkelig dyktige til å bruke Boards. Jeg ble overrasket over hvor raskt de tok i bruk alle funksjonene i Mattermost og laget virkelig avanserte tavler ganske raskt. Det var ingen reell tap av funksjonalitet fra Trello.»
Det oppstår alltid motstand når ansatte blir bedt om å bytte fra et kjent verktøy til et nytt. Takket være denne raske adopsjonen blant en kjernegruppe av superbrukere, var det så mye enklere for Sida å overbevise resten av teamet om å bruke Mattermost hver dag.
Sida begynte å implementere Microsoft 365 i begynnelsen av pandemien. Til slutt bestemte de seg for ikke å rulle ut Teams fullt ut i kjølvannet av Schrems II-avgjørelsen, som skapte bekymring rundt lovligheten av å overføre personopplysninger fra Europa til skyleverandører basert i USA.
«Nå ser vi på hvordan vi kan bruke Mattermost som en god erstatning for Teams», sier Cronsioe.
Mens de forbereder seg på å gå helt over til Mattermost, har Sida opprettet en kanal for hver avdeling for å effektivisere kommunikasjonen, øke fokuset og ellers sørge for at alle er på samme bølgelengde.
Mattermost har vært uvurderlig når det gjelder å hjelpe Sida med å oppfylle nye krav fra myndighetene.
«Vi må være mye mer åpne om hvordan vi planlegger oppdragene våre og hvordan vi rapporterer tilbake», sier han. «Mattermost har vært av stor betydning for å hjelpe oss med å navigere gjennom denne store politiske endringen.»
Som et lite statlig organ kan hver beslutning Sida tar ha enorme konsekvenser. Etter hvert som organisasjonen fortsetter å bruke Mattermost hver dag, er de sikre på at de tok et klokt valg.
«Vi må vurdere beslutningene våre svært nøye», forklarer Cronsioe. «Vi er veldig glade for at vi valgte Mattermost. Den brukes så mye.»
Fremover planlegger Sida å samarbeide med Redpill Linpro for å se hvordan andre deler av plattformen – som Mattermost Playbooks og Copilot – kan tilpasses organisasjonen deres.
«Vi streber etter å være én sammensveiset Sida, og Mattermost er det som holder oss sammen», avslutter Cronsioe. «Hvis du vil finne ut hva som skjer i organisasjonen, vil du sannsynligvis ende opp i Mattermost.»
Neste sak: København lufthavn Kastrup
Fra kostbare skreddersydde løsninger til fleksibel åpen kildekode
CPH kutter lisenskostnad med opptil 20 millioner danske kroner
Et sentralt fokus er å utnytte IT-ressursene effektivt, fremme digital innovasjon og samtidig opprettholde høy sikkerhet og etterlevelse av regelverket.