SIDA

När Sida-teamet började undersöka olika alternativ – däribland Zoom och Nextcloud – anlitade de Redpill Linpro, en leverantör av IT-lösningar för Norden, för att ta reda på hur de skulle kunna hjälpa teamet att lösa detta problem. 

Eftersom Redpill Linpro hade använt Mattermost internt i flera år – och hjälpt många av sina kunder att komma igång med säkra samarbetsplattformar – föreslog de att Sida skulle utvärdera det själva. 

”Vi tittade på Mattermost och andra plattformar genom Redpill Linpro”, säger Cronsioe och tillägger att Mattermost nämndes i dSam-rapporten – ett samarbete mellan flera svenska myndigheter som syftade till att hitta och utvärdera säkra och regelkonforma samarbetslösningar. 

Efter att ha tagit kontakt med Redpill och testat Mattermost under en proof-of-concept-period tyckte Cronsioe och hans team om vad de såg och beslutade att det var den perfekta lösningen för deras behov. 

”Mattermost passade bättre för vårt sätt att använda digitala verktyg”, förklarar Cronsioe. ”Jag insåg att det skulle vara en lämplig plattform för oss.” 

Redpill Linpro implementerade lösningen i sitt eget datacenter i Norge, som uppfyller kraven enligt både ISO 27001 och GDPR. Redpill Linpro samarbetade nära med Sida för att driftsätta och konfigurera en skräddarsydd Mattermost-lösning som uppfyllde organisationens specifika behov. 

Tillsammans med Sidas medarbetare säkerställde de att plattformen konfigurerades för att på bästa sätt stödja organisationens arbetsflöden. Redpill Linpro tillhandahöll även utbildning till Sidas personal om hur man effektivt använder Mattermost i sin verksamhet. 

Samarbetet fortsätter genom löpande lösningshantering, gemensam planering av framtida förbättringar och kontinuerlig utforskning av hur Mattermost ytterligare kan stödja Sidas föränderliga organisatoriska behov. 

I samarbete med Redpill Linpro kunde Sida driftsätta och rulla ut Mattermost inom tre månader. 

”Det gick verkligen snabbt”, säger Cronsioe.

Sidas införande av Mattermost inleddes i huvudsak som en ersättning för Trello, där Sida flyttade kommunikationen till Mattermost och projektledningen till Mattermost Boards. Tack vare Mattermosts välbekanta och intuitiva design – och Redpill Linpros personliga support – kunde Sidas medarbetare börja använda plattformen produktivt redan från start. 

”Redpill hjälpte oss att etablera plattformen och gav oss mycket hjälp med att skapa de första mallarna för Boards, samt ledde och vägledde oss”, fortsätter Cronsioe. ”Vi hade några personer på Sida som var riktigt duktiga på att använda Boards. Jag blev förvånad över hur snabbt de utnyttjade alla funktioner i Mattermost och skapade riktigt avancerade boards på nolltid. Det blev ingen egentlig förlust jämfört med Trello.” 

Det uppstår alltid motstånd när medarbetare ombeds byta från ett välbekant verktyg till ett nytt. Tack vare denna snabba anpassning bland en kärngrupp av avancerade användare blev det så mycket enklare för Sida att övertyga resten av teamet att använda Mattermost varje dag. 

Sida började implementera Microsoft 365 i början av pandemin. I slutändan beslutade de att inte införa Teams fullt ut efter Schrems II-domen, som väckte farhågor om lagligheten i att överföra personuppgifter från Europa till molntjänstleverantörer baserade i USA. 

”Nu tittar vi på hur vi kan använda Mattermost som en bra ersättning för Teams”, säger Cronsioe. 

Inför den fullständiga övergången till Mattermost har Sida skapat en kanal för varje avdelning för att effektivisera kommunikationen, öka fokus och se till att alla är på samma sida.

Mattermost har varit till ovärderlig hjälp för Sida när det gäller att uppfylla nya krav från regeringen. 

”Vi måste vara mycket mer öppna när det gäller hur vi planerar våra uppdrag och hur vi rapporterar tillbaka”, säger han. ”Mattermost har varit till enorm hjälp för oss när det gäller att hantera denna stora politiska förändring.” 

Som en liten myndighet kan varje beslut som Sida fattar få enorma konsekvenser. Eftersom organisationen fortsätter att använda Mattermost varje dag är de övertygade om att de gjorde ett klokt val. 

”Vi måste väga våra beslut mycket noggrant”, förklarar Cronsioe. ”Vi är väldigt glada över att vi valde Mattermost. Det används så brett.” 

Framöver planerar Sida att samarbeta med Redpill Linpro för att se hur andra delar av plattformen – såsom Mattermost Playbooks och Copilot – kan anpassas till deras organisation.

”Vi strävar efter att vara en sammanhållen Sida, och Mattermost är det som håller oss samman”, avslutar Cronsioe. ”Om du vill ta reda på vad som händer inom organisationen hamnar du förmodligen i Mattermost.”