SIDA
SIDA skifter fra Trello til Mattermost for at øge fokus og den operationelle robusthed
“Vi stræber efter at være én samlet Sida, og Mattermost er det, der binder os sammen. Hvis du vil vide, hvad der foregår, ender du sandsynligvis på Mattermost.” — Niclas Cronsioe, IT-chef, Sida
- Indgik et samarbejde med Redpill Linpro om at implementere en administreret Mattermost-instans
- Skiftet fra Trello til Mattermost Boards til kommunikation og projektstyring
- Samlet kommunikationen for at øge den organisatoriske samordning
Det svenske agentur for internationalt udviklingssamarbejde (Sida) er et statsligt agentur, der arbejder for at bekæmpe fattigdom, forbedre levevilkårene og støtte humanitære formål over hele verden. Agenturet — som blev grundlagt i 1995 og samarbejder med organisationer som FN og Røde Kors — har mere end 750 medarbejdere fordelt på hovedkvarteret i Sundbyberg, Sverige, og de svenske ambassader rundt om i verden.
Behov for at skifte til sikre samarbejdsværktøjer
I 2023 ønskede Sida at øge teamets produktivitet ved at indføre nye samarbejdsværktøjer. Organisationen begyndte at vurdere sin IT-infrastruktur og blev noget overrasket over at opdage, hvor mange medarbejdere der brugte Trello til projektstyring.
“Det var omkring den tid, hvor Trello havde et sikkerhedsbrud,” siger Niclas Cronsioe, IT-chef hos Sida. »Vi havde fået en ny direktør, og da han fandt ud af det, sagde han: ’Luk det ned, luk det ned,’ og at vi måtte finde et andet værktøj til vores Kanban-tavler.»
Da Sida-teamet begyndte at undersøge mulige løsninger — herunder Zoom og Nextcloud — kontaktede de Redpill Linpro, en leverandør af IT-løsninger til de nordiske lande, for at finde ud af, hvordan de kunne hjælpe teamet med at løse dette problem.
Da Redpill Linpro selv havde brugt Mattermost internt i flere år — og havde hjulpet mange af sine kunder med at komme i gang på sikre samarbejdsplatforme — foreslog de, at Sida selv skulle undersøge løsningen.
”Vi kiggede på Mattermost og andre platforme gennem Redpill Linpro,” siger Cronsioe og tilføjer, at Mattermost blev nævnt i dSam-rapporten – et samarbejde mellem flere svenske statslige myndigheder, der havde til formål at finde og evaluere sikre og regeloverholdende samarbejdsløsninger.
Efter at have været i dialog med Redpill og afprøvet Mattermost i en proof-of-concept-periode var Cronsioe og hans team tilfredse med det, de så, og besluttede, at det var den ideelle løsning til deres behov.
“Mattermost passede bedre til den måde, vi brugte digitale værktøjer på,” forklarer Cronsioe. “Jeg tænkte, at det ville være en passende platform for os.”
Redpill Linpro implementerede løsningen i sit eget datacenter i Norge, som overholder både ISO 27001 og GDPR. Redpill Linpro arbejdede tæt sammen med Sida om at implementere og opsætte en skræddersyet Mattermost-løsning, der opfyldte organisationens specifikke behov.
I samarbejde med Sidas medarbejdere sikrede de, at platformen blev konfigureret, så den bedst muligt understøttede organisationens arbejdsgange. Redpill Linpro gennemførte desuden en oplæring af Sidas medarbejdere i, hvordan de effektivt kan anvende Mattermost i deres daglige arbejde.
Samarbejdet fortsætter gennem løbende løsningsstyring, fælles planlægning af fremtidige forbedringer og en kontinuerlig udforskning af, hvordan Mattermost yderligere kan understøtte Sidas skiftende organisatoriske behov.
I samarbejde med Redpill Linpro var Sida i stand til at implementere og udrulle Mattermost inden for tre måneder.
“Det gik virkelig hurtigt,” siger Cronsioe.
Sidas implementering af Mattermost begyndte i høj grad som en erstatning for Trello, idet Sida flyttede kommunikationen over til Mattermost og projektstyringen til Mattermost Boards. Takket være Mattermosts velkendte og intuitive design — samt Redpill Linpros tætte support — kunne Sidas medarbejdere straks begynde at bruge platformen produktivt.
”Redpill hjalp os med at etablere platformen og ydede stor hjælp til at opsætte de første skabeloner til Boards, hvor de vejledte og guidede os,” fortsætter Cronsioe. ”Vi havde nogle medarbejdere hos Sida, der var rigtig dygtige til at bruge Boards. Jeg var forbløffet over, hvor hurtigt de udnyttede alle funktionerne i Mattermost og skabte virkelig avancerede boards på ganske kort tid. Der var ingen reel tab i forhold til Trello.”
Der er altid modstand, når medarbejderne bliver bedt om at skifte fra et velkendt værktøj til et nyt. Takket være denne hurtige tilpasning blandt en kerne af superbrugere var det så meget nemmere for Sida at overbevise resten af teamet om at bruge Mattermost hver dag.
Sida begyndte at implementere Microsoft 365 i begyndelsen af pandemien. I sidste ende besluttede de ikke at gennemføre en fuld udrulning af Teams i kølvandet på Schrems II-afgørelsen, som gav anledning til bekymringer om lovligheden af at overføre personoplysninger fra Europa til cloududbydere med base i USA.
»Nu ser vi på, hvordan vi kan bruge Mattermost som en god erstatning for Teams«, siger Cronsioe.
Mens de forbereder sig på at skifte fuldt ud til Mattermost, har Sida oprettet en kanal for hver enkelt afdeling for at strømline kommunikationen, øge fokus og på den måde sikre, at alle er på samme side.
Mattermost har været af uvurderlig hjælp for Sida i forbindelse med at overholde de nye krav fra regeringen.
„Vi er nødt til at være langt mere gennemsigtige i forhold til, hvordan vi planlægger vores missioner, og hvordan vi aflægger rapport,“ siger han. »Mattermost har været af afgørende betydning for at hjælpe os med at navigere i denne store politiske forandring.«
Som et lille statsligt organ kan hver eneste beslutning, Sida træffer, have enorme konsekvenser. Da organisationen fortsat bruger Mattermost hver dag, er de overbeviste om, at de traf et klogt valg.
“Vi er nødt til at afveje vores beslutninger meget omhyggeligt,” forklarer Cronsioe. “Vi er meget glade for, at vi valgte Mattermost. Det er så udbredt.”
Fremadrettet planlægger Sida at samarbejde med Redpill Linpro for at se, hvordan andre dele af platformen — såsom Mattermost Playbooks og Copilot — kan tilpasses deres organisation.
“Vi stræber efter at være én sammenhængende Sida, og Mattermost er det, der binder os sammen,” konkluderer Cronsioe. »Hvis man vil finde ud af, hvad der sker i organisationen, ender man sandsynligvis i Mattermost.«
Næste sag: Københavns Lufthavne Kastrup
Fra dyre skræddersyede løsninger til fleksibel open source
CPH sænker licensomkostningerne med op til 20 millioner danske kroner
Et centralt fokusområde er at udnytte it-ressourcerne effektivt, fremme digital innovation og samtidig opretholde et højt sikkerhedsniveau og overholdelse af lovgivningen.